Spätestens bis 31. Dezember müssen die Nebenkostenabrechnungen für das Jahr 2013 bei den Mietern angekommen sein. Danach sind Nachforderungen nicht mehr möglich. Der Sulzbacher Rechtsanwalt Hubertus Becker erläutert, was Vermieter und Mieter beachten sollten:
„Alljährlich erleben wir eine böse Überraschung, wenn die Nebenkostenabrechnung erstellt worden ist und eine Nachzahlung zu leisten ist. Aufgrund der ständig steigenden Kosten für das Heizen, Wasser, Entwässerung, Müll usw. muss Jahr für Jahr mehr gezahlt werden. Es stiegen insbesondere die Kosten für Heizung und Warmwasser in den letzten Jahren, ohne dass ein Ende dieser Entwicklung in Sicht ist. Dies betrifft die Vermieter mit entsprechenden Abschlagszahlungen und die Mieter mit entsprechenden Nachzahlungen.
Die Nebenkostenabrechnung ist vom Vermieter innerhalb der vom § 556 BGB festgelegten gesetzlichen Fristen zu erstellen, sofern die Nebenkosten vom Mieter laut Mietvertrag zu tragen sind und dieser eine monatliche Vorauszahlung für die entstehenden Nebenkosten zu leisten hat.
Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist fehlerhaft. Oft bleiben die Fehler unerkannt. Auf Grund der vielen Abrechnungsposten und -werte in einer Nebenkostenabrechnung ist es nicht leicht diese richtig zu erstellen und überprüfen. §2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) bestimmt 17 Nebenkostenarten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
Als Vermieter und Mieter sollten Sie daher auf folgende Punkte achten: Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende der Abrechnungsperiode dem Mieter schriftlich vorliegen, das heißt für das Jahr 2013 muss die Abrechnung dem Mieter bis 31. Dezember 2014 vorliegen. Ansonsten sind etwaige Nachforderungen nicht mehr möglich. Der Mieter hat zwölf Monate Zeit die Abrechnung zu prüfen. Fällig werden eventuelle Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung jedoch bereits 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung.
Die Nebenkostenabrechnung muss folgendes erhalten:
* den genau bezeichneten Abrechnungszeitraum von maximal zwölf Monaten
* den jeweiligen Verteilerschlüssel (Wohnfläche, Personen etc.) laut Mietvertrag;
* Erläuterungen (Gesamtwohnfläche, Personenzahl, Wohnungsanzahl)
* Gesamtbetrag der jeweiligen Nebenkostenposition und den sich daraus für den Mieter ergebenden jeweiligen Anteil
* eine Verrechnung (Guthaben/Nachzahlung) des Gesamtbetrages mit den vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen.
Sollten diese Mindestanforderungen fehlen und die Abrechnung nicht übersichtlich, rechnerisch nicht nachvollziehbar oder gar missverständlich sein, ist sie nicht wirksam. Eine Nachforderung wäre nicht fällig und verjährt. Belege zum Nachweis der einzelnen Abrechnungsposten können vom Mieter beim Vermieter eingesehen und müssen aber nur ausnahmsweise in Kopie übersandt werden.
In Hinblick auf die möglichen Fehler in einer Nebenkostenabrechnung und deren Folgen für Vermieter und Mieter, die jedoch noch innerhalb der Jahresfrist korrigiert werden können, empfehlen wir Ihnen, sich bei der Erstellung und Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung beraten zu lassen.“
Hubertus Becker
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